Bir KOBİ, müşteri teklif süresini 3 günden 15 dakikaya nasıl düşürdü?
Üretim yapan bir KOBİ'nin agent tabanlı teklif sistemi ile müşteri bekleme süresini kısaltma ve satış dönüşümünü artırma hikayesi.
Aşağıda kurmaca bir senaryo üzerinden anlatıyoruz.
Durum
X firması, İstanbul'da makine parçası üreten 25 kişilik bir KOBİ. Üç yıldır büyüme trendinde olan şirket, 2024'ün ikinci yarısında beklenmedik bir sorunla karşılaştı: müşteri talepleri artıyordu ama teklif üretme kapasiteleri yetersiz kalıyordu.
Satış ekibi tek kişiden oluşuyordu. Müşterilerden gelen teknik şartnameler, üretim müdürüne gidiyor, mühendis malzeme listesi çıkarıyor, satıcı fiyat hesaplıyor ve sonunda teklif hazır oluyordu. Bu süreç ortalama 3 iş günü sürüyordu. Müşterilerin %40'ı bu sürede rakiplerine yöneliyordu.
Şirket sahibi Mehmet Bey, "Her teklif bir mühendislik projesiydü. Karmaşık ürünler için saatlerce uğraşıyor, bazen de hata yapıyorduk" diyor.
Süreç
Eylül 2024'te X firması, Mindops'un agent tabanlı otomasyon çözümünü kullanmaya karar verdi. Uygulama üç ayaklı bir sistem üzerine kuruldu:
Birinci agent: Doküman okuyucu Müşterinin gönderdiği PDF veya Word dosyalarındaki teknik şartnameleri okuyan agent, ürün parametrelerini (ölçüler, malzeme, toleranslar, adet) yapılandırılmış veri olarak çıkardı. Bu agent, daha önce üretim müdürünün yaptığı ilk analiz işlemini üstlendi.
İkinci agent: Fiyat hesaplayıcı Çıkarılan ürün parametrelerini mevcut malzeme ve işçilik veritabanıyla eşleştiren agent, birim maliyeti otomatik hesapladı. Kar marjını uyguladı ve tedarikçi fiyatlarını güncel kurla çevirdi.
Üçüncü agent: Teklif hazırlayıcı Hesaplanan fiyatı, ürün detaylarını ve teslimat bilgilerini şirketin teklif şablonuna yerleştiren agent, Word ve PDF olarak hazır teklif belgesi oluşturdu.
Kurulum süreci 6 hafta sürdü. İlk iki hafta mevcut ürün katalog ve fiyat listesi dijital ortama aktarıldı. Sonraki dört hafta boyunca agentlar, üretim müdürü ve satıcıyla birlikte çalışarak hata oranlarını minimize etti. Özellikle karmaşık ürünler için "insan onayı" adımı eklendi; agent öneriyor, insan karar veriyordu.
Sonuç
Sistem Kasım 2024'te tam kapasiteyle çalışmaya başladı. İlk üç ayın sonuçları şirketi şaşırttı:
- Teklif süresi 3 iş gününden ortalama 15 dakikaya düştü
- Satış dönüşüm oranı %18'den %31'e yükseldi
- Teklif başına harcanan adam-saat %75 azaldı
- Mühendislik ekibinin teklif hazırlıklarına harcadığı süre haftada 12 saatten 2 saate indi
Mehmet Bey, "İlk haftalar biraz tedirginlik yaşadık. Ama agent'ın hazırladığı teklifleri mühendisimiz kontrol ediyor, hata varsa düzeltiyor ve sistem öğreniyor. Şimdi hem hızlıyız hem de kontrollüyüz" diyor.
Sistemin en değerli özelliği öğrenme kapasitesiydi. Agent, her düzeltmeden öğreniyordu. Örneğin, ilk aylarda belirli bir vida tipi için sürekli yanlış malzeme öneriyordu; mühendisin 5 kez düzeltmesiyle bu hata tamamen ortadan kalktı.
Çıkarım
X firması örneği, otomasyonun KOBİ'ler için "pahalı ve karmaşık" olmadığını gösteriyor. Doğru agent yapılandırması, mevcut iş süreçlerine uyum sağlayabilir ve hem zamandan hem de paradan tasarruf ettirebilir. Önemli olan nokta: agent'ı "yapay zeka" olarak değil, "iş sürecini hızlandıran bir asistan" olarak konumlandırmak ve insan denetimini süreçte tutmak.
Bu vakada üç agent (doküman okuyucu, fiyat hesaplayıcı, teklif hazırlayıcı) birlikte çalışarak satış döngüsünü kısaltmış ve şirketin büyüme kapasitesini artırmıştır.